9 Báo cáo "vàng" Marketing Manager không được bỏ qua
Rõ ràng, call center là “sân sau” quan trọng của hoạt động marketing. Và những chỉ số nào một nhà quản lý marketing cần phải đọc? Dưới đây là 9 dạng báo cáo quan trọng nhất.
Những chỉ số từ call center là một trong những cơ sở cần thiết để giúp các nhà quản lý Marketing đưa ra một chiến dịch marketing hoàn hảo. Theo thống kê, có tới 8/10 Doanh nghiệp thành công trong việc cải thiện và triển khai chiến dịch nhờ vào chỉ số của call center.
Báo cáo vòng lặp khép kín
Báo cáo vòng lặp khép kín giúp doanh nghiệp đo lường: bao nhiêu cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ vì Doanh nghiệp không hiểu nhu cầu khách hàng.
Trong quá trình hợp tác với một số hãng bảo hiểm lớn, Hoa Sao nhận thấy rằng một số báo cáo về phản hồi của khách hàng đã được tổng hợp lại theo định kỳ đều đặn, tuy nhiên các hãng này lại không sử dụng báo cáo này một cách thích hợp trong việc xây dựng kế hoạch marketing mới.
Trong một bản báo cáo, phần giới thiệu tuy chỉ chiếm 2% nhưng lại cô đọng những thông tin giá trị nhất góp phần vào cuộc cải cách mới cho chiến dịch. Thêm vào đó, nếu năng lực của nhân viên được đánh giá thông qua những phản hồi của khách hàng thì hiệu quả làm việc, và thái độ của nhân sự sẽ không ngừng được cải thiện, chất lượng dịch vụ theo đó tăng lên, giảm thiểu tối đa tỉ lệ “tiêu hao” khách hàng.
Báo cáo dựa trên kết quả kinh doanh
Thông thường, quá trình vận hành “êm ái” của một call center sẽ được đánh giá dựa trên các thông số sau: cấp độ dịch vụ (GOS - grade of service), độ dài trung bình của một cuộc gọi (ALOC – average length of call), tỉ lệ từ chối cuộc gọi, tốc độ trả lời trung bình (ASA – average speed of answer). Tuy nhiên, hiệu quả công việc không phải chỉ được đo lường cứng ngắc thông qua những chỉ số ấy.
Một số công ty chỉ “mải mê” theo đuổi độ dài “mơ ước” của các cuộc gọi, mà quên rằng vì chạy theo số lượng mà họ bỏ qua cơ hội quý giá để cross sell (bán chéo) và up sell.
Hoặc đôi khi, chất lượng làm việc của nhà tư vấn được thể hiện qua chỉ số “mục tiêu cố gắng” nhưng số liệu này lại không được đo lường dẫn đến hiệu quả kinh doanh không thực sự được ghi nhận.
Báo cáo số liệu call center truyền thống
Những chỉ số cơ bản của một call center chưa bao giờ kém phần quan trọng đối với Doanh nghiệp. Một công ty FMCG mà Hoa Sao đã cung cấp hệ thống công nghệ contact center chỉ sau 1 tháng tự vận hành call center, sau khi đọc được bản báo cáo call center trong tháng đầu tiên.
Hoa Sao có thể dễ dàng chỉ ra một ví dụ điển hình, đó là một công ty hoạt động trong ngành FMCG mà Hoa Sao đã cung cấp hệ thống công nghệ contact center. Chỉ sau 1 tháng đầu tự vận hành, dựa trên kết quả của bản báo cáo từ call center, công ty này đã thay đổi cách sử dụng nguồn lực của mình bằng cách tăng số lần thực hiện cuộc gọi, tăng danh sách liên hệ và danh sách bán hàng lên 3%. Biện pháp này đã tăng năng suất sử dụng thời gian, năng suất vận hành và cải thiện chất lượng gọi đến trên tổng thời gian có sẵn.
Số lần quay số tăng lên đồng nghĩa rằng tỉ lệ kết nối trong danh sách đang mở rộng và gia tăng phần trăm doanh thu bán hàng 3%.
Báo cáo về mục tiêu làm việc của nhân viên
Nếu muốn kế hoạch triển khai có hiệu quả thì cần có sự đồng nhất về mục tiêu giữa nhân viên – những người thực hiện – và nội dung chỉ đạo (các bản kế hoạch).
Khi triển khai một chiến dịch có quy mô, cần thiết lập những mục tiêu tích cực (xen kẽ giữa mục tiêu công việc với mục tiêu đảm bảo quyền lợi, duy trì năng lực làm việc của nhân viên). Chúng ta cần phải xem xét đến việc từ bỏ các mục tiêu chung, mục tiêu khái quát chuyển đổi thành những mục đích cụ thể dành riêng cho các đội, nhóm và các các nhân và đi kèm các hoạt động bổ trợ bên lề, giúp nhân viên thêm hứng khởi trong quá trình cống hiến. Kết quả là từ đó, các doanh nghiệp có thể nâng doanh thu lên 2,5%.
Báo cáo về tiến trình thực hiện
Một bản báo cáo tốt sẽ giúp ta tìm ra được ngọn nguồn của những vấn đề trong quá trình thực hiện chiến dịch, từ đó, có thể dừng việc cung cấp dịch vụ kém, thay đổi để giữ chân khách hàng và kéo doanh thu trở lại.
Báo cáo thường xuyên về quá trình triển khai của các cam kết dịch vụ (SLA) trong quá trình tương tác sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn cả mong đợi. Và kết quả tạo ra thật ấn tượng, giảm tỉ lệ khách hàng ngừng mua sản phẩm, số khách hàng thân thiết tăng lên và giảm 60% tỉ lệ khiếu nại.
Báo cáo về hiệu quả sử dụng dịch vụ
Việc này sẽ giúp bạn xử lý các vấn đề:
- Liệu danh sách khách hàng có bị hao mòn dần đều qua các cuộc gọi?
- Mỗi 1 điện thoại viên đã cố gắng bao nhiêu trong 1 giờ?
- Có phải danh sách được thiết lập dựa trên những nỗ lực?
Nhu cầu sử dụng dịch vụ và nhu cầu “được chăm sóc” của khách hàng là rất lớn, vì vậy, dễ dẫn đến tình trạng quá tải trên hệ thống và không thể lúc nào cũng chuyển tiếp cuộc gọi cho quản lý (ACD - Automatic Call Distributor – tính năng phân phối cuộc gọi trong hệ thống contact center). Vì vậy mà một số doanh nghiệp đã tải thông tin liên hệ lên hệ thống và hệ thống sẽ tự động quay số gọi. Với biện pháp này, người quản lý chỉ xuất hiện với vai trò giám sát tổng thể và báo cáo kết quả công việc.
Với mẫu báo cáo này, doanh nghiệp có thể kiểm soát được mức độ quan tâm đến các dịch vụ và quản lý tổng thể hơn hiệu quả sử dụng dịch vụ của khách hàng.
Báo cáo dịch vụ khách hàng
Có phải khách hàng gọi tới là để được đáp ứng những dịch vụ mà họ cần? Cấp độ của dịch vụ, tỉ lệ từ chối, từ bỏ thông tin cuộc gọi trong các hoạt động gọi vào là các yếu tố nằm trong 1 bản báo cáo dịch vụ khách hàng tốt.
Theo một vài cuộc điều tra cho thấy, các cuộc gọi thường bị từ chối sau hơn 40 giây. Vậy giải pháp đặt ra là thu hút, thuyết phục người gọi ở lại sau 40 giây, và cứ mỗi một giây tăng lên, đồng nghĩa với số lượng cuộc gọi từ chối giảm dần, doanh thu theo đó có khả năng tiếp cận đến tỉ lệ 2,25%.
Báo cáo giám sát, kiểm định chất lượng
Không thể phủ nhận rằng, đối với ngành bảo hiểm và tài chính, việc tuân thủ các nguyên tắc là bắt buộc nếu muốn thành công. Tuy nhiên, một vài call center chưa thực sự hiểu rõ được sự khác biệt giữa báo cáo compliance (hoạt động giám sát sự tuân thủ quy trình làm việc) và Q&A (kiểm soát chất lượng) vì vậy những bản báo cáo này thường không được “để ý” tới.
Nếu đối tác chỉ tập trung đánh giá hiệu suất công việc thông qua dựa trên những nguyên tắc máy móc có sẵn thì sẽ không nhận được kết quả như ý. Theo một số nhận xét từ chuyên gia, nếu bộ phận hỗ trợ khách hàn chỉ biết làm việc theo nguyên tắc mà quên đi việc tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thì năng suất công việc sẽ bị giảm đi rất nhiều.
Báo cáo hiệu suất điểm chuẩn (Benchmarking)
Đây là một loại báo cáo mà Hoa Sao khuyến khích các đối tác của mình nên sử dụng. Báo báo hiệu suất điểm chuẩn này sẽ cho phép doanh nghiệp so sánh các công việc của dự án hiện tại với các công việc của dự án tương tự trước đó để đưa ra một tiêu chuẩn nhằm đánh giá tình hình thực hiện. Công cụ này thường được dùng để cải thiện tình hình chất lượng trong dự án.
Một đánh giá hiệu suất điểm chuẩn đã chỉ ra rằng: giá cả sản phẩm càng cao thì dịch vụ đi kèm sẽ càng tốt (bao gồm quá trình thực hiện và tốc độ phản hồi khách hàng). Bởi vậy nên các công ty sẽ lựa chọn đối tác uy tín hơn để tăng doanh thu bán hàng.
Tạm kết, nhiều bộ phận marketing không nhận thức được ý nghĩa vô giá của những bản báo cáo call center trong quá trình duy trì và mở rộng hiệu quả chiến dịch. Và sau những phân tích trên đây, hi vọng các marketing managers có thể thay đổi suy nghĩ, thu thập được nhiều cơ sở thông tin hơn để thay đổi các chiến dịch không hiệu quả mà mình đang thực hiện.
Biên dịch: Tập đoàn Hoa Sao